Règlement intérieur de l'école de musique associative de Sonchamp

mise à jour 2018 

 

TABLE DE MATIERES

I) Fonctionnement démocratique de l’association

A) Nature des membres de l’association :

B) Les différentes catégories de membres :

II) Définition des missions et attributions des instances de l’association

A) Le bureau :

B) Les assemblées représentatives des membres de l’association

IV) Utilisation de locaux associatifs

V) Utilisation conventionnée d’occupation de locaux privés

VI) Utilisation des matériels mis à disposition par l’association ou par des tiers

VII) Utilisation de transports privés ou collectifs dans le cadre des activités

VIII) Conditions sanitaires, médicales et d’assurance préalables à l’accès aux prestations et activités de l’association

IX) Engagements de frais pour le compte de l’association et remboursements

X) Responsabilité de l’association vis à vis des usagers des activités

XI) Gestion des absences et des retards dans le cadre des activités associative

XII) Tarifs de l’association

XIII) Règles éthiques

XIV) Conclusion

I) Fonctionnement démocratique de l’association

 

A) Nature des membres de l’association :

- Les membres de l’association sont des personnes physiques ou morales.

- En cas de personnes morales, l’association ne saurait être tenue responsable du non respect des modalités d’engagement qui régissent celle-ci.

 

B) Les différentes catégories de membres :

Les membres d’honneur

- Ils se voient décernés cette qualité au regard des services rendus à l’association sur proposition du bureau et ratification en assemblé générale ou extraordinaire.

- Ils sont exemptés du paiement de cotisations et peuvent bénéficier de l’accès aux activités de l’association à titre gratuit

- Ils bénéficient du droit de vote au sein des assemblées de l’association et peuvent assurer des fonctions dirigeantes.

 

Les membres sympathisants

- Donateurs occasionnels ou permanents de l’association.

- Ils bénéficient du droit de siège au sein des instances et assemblées de l’association sans droit de vote.

- Ils ne sont assujettis au paiement de la cotisation ou du tarif des activités qu’en cas de prise part active aux activités de l’association.

 

Les membres actifs

- Ils sont assujettis aux cotisations et paiements des prestations qu’ils consomment au sein de l’association.

- Sous réserve d’être à jour dans leurs paiements, ils bénéficient du droit de siège, de représentation et de vote au sein des assemblées et instances de l’association.

 

Les membres mineurs

- Ils ont accès aux activités de l’association, sous réserve de l’autorisation écrite de leur représentant légal et paiement des prestations qu’ils consomment au sein de l’association.

- Ils ont droit de siège au sein des instances et assemblées de l’association.

- Sauf émancipation légale ou de tutelle, les mineurs ne peuvent exercer un droit de vote au sein des instances et assemblées de l’association. Leurs représentants légaux assurent la défense de leurs intérêts au sein de ces instances et assemblées.

Ces catégories de peuvent évoluer (création, modification des rôles, attributions) sur proposition du bureau après ratification en assemblé représentative des membres.

 

 

II) Définition des missions et attributions des instances de l’association

 

A) Le bureau :

Composition :

Il est composé de trois membres :

- le président, assurant la représentation légale de l’association et la signature.

- Le trésorier, assurant la gestion financière et comptable de l’association.

- Le secrétaire, assurant la communication au sein de l’association.

Ces attributions peuvent être déléguées à tous membres de l’association, décision prise à la majorité au sein du bureau, après information des membres de l’association qui disposent du droit de s’opposer à cette délégation, droit exercé dans le cadre des assemblés générales ordinaires et extraordinaires.

 

Missions génériques des membres du bureau :

- Ils assurent la mise en oeuvre des orientations définies au sein des instances représentatives des membres et des décisions prises au sein du bureau.

- Ils assurent la conformité des pratiques et gestion de l’association avec le cadre juridique et fiscal en vigueur au sein de la république française.

- Ils peuvent le cas échéant contracter avec des partenaires privés ou publics.

- Ils définissent le montant de la cotisation annuelle.

- Ils statuent sur la validation d’une adhésion et gèrent le cas échéant les refus d’adhésion ou de perte de qualité de membres.

- Ils sont en charge de la préparation des bilans, de l’ordre du jour et des propositions de modifications des statuts et du règlement intérieur présentées aux assemblées représentatives des membres.

 

Les missions spécifiques des membres du bureau

 

Le Président

- Il représente de plein droit l’association dans tous les actes de la vie civile ainsi que devant la justice et les administrations.

- Il dirige l’administration de l’association et la représente pour tous les actes engageant l’association à l’égard des tiers.

- Avec l’autorisation de l’assemblée représentative des membres ou en cas d’urgence, du bureau, il intente les actions en justice en son nom.

- Il ordonne les dépenses après consultation du trésorier, il ouvre les comptes bancaires ou postaux.

- Avec l’accord du bureau, il peut donner mandat ou délégation à un membre de l’association, pour exercer certaines de ses fonctions et information auprès des membres de l’association.

- Il convoque et préside les réunions du bureau et de l’assemblée générale.

- En cas d’absence ou d’empêchement, il est suppléé en tous ses pouvoirs par les membres du bureau ou tous membres de l’association désignés.

 

Le trésorier,

- Il a la responsabilité de la prise en charge des finances de l’association, à ce titre :

- il tient la comptabilité, procède aux encaissements et sur mandat du Président, effectue les paiements et les placements.

- Il peut avoir par délégation la signature de celui-ci, pour faire fonctionner les comptes-courants de l’association.

- Il prépare le bilan présenté en assemblée générale, où il rend compte de sa mission.

- Les opérations peuvent être également faites sous la signature de toute autre personne spécialement désignée par le bureau.

 

Le secrétaire

- Il est chargé de la correspondance de l’association, des convocations, de la rédaction des procès-verbaux et de la tenue des registres,

- Il assure la gestion des archives et des registres.

 

Election des membres du bureau

- Tout membre de l’association peut prétendre à exercer les fonctions de direction (sauf restriction portant sur les mineurs)

- Les membres dirigeants sont élus pour une durée non déterminée sauf démission à leur initiative ou exclusion prononcée dans le cadre d’une

assemblée représentative des membres.

- En cas de vacance, et dans l’attente de la décision des instances représentatives des membres, le président assure ou délègue après information des membres de l’association exerçant un droit de vote, les missions de la fonction vacante.

- Les cumuls de fonction et de pouvoirs ne sont pas autorisés pour les membres du bureau, sauf en cas de vacance.

 

Fin de mandats des membres du bureau

- En cas de démission,

- En cas de décès,

- En cas révocation par une instance représentative des membres de l’association.

- En cas de démission, sauf force majeure, le membre dirigeant s’engage à

assurer ses fonctions et passages de témoins jusqu’à son remplacement

temporaire ou définitif.

 

B) Les assemblées représentatives des membres de l’association

 

Les types d’assemblés

- L’assemblée générale ordinaire

- L’assemblée générale extraordinaire

 

 

Les missions des assemblées représentatives

- Les assemblées représentatives définissent les orientations de l’association tant sur le plan financier que sur la mise en oeuvre des activités

- Elles s’assurent que les décisions et agissements des membres dirigeants sont conformes à l’atteinte de l’objet dans le respect des orientations prises lors de ces assemblées.

- Elles ont un droit de regard sur la gestion des instances dirigeantes et en cas de faute avérée, de dissoudre tout ou partie de celles-ci selon les modalités de vote prévues dans les statuts.

 

IV) Utilisation de locaux associatifs

- Pour la conduite des activités de l’association, celle-ci peut avoir recours àl’acquisition et/ou l’utilisation de locaux.

- En cas de mise à disposition ou de location de locaux, le bureau est en charge de s’assurer du respect des normes de sécurité et d’hygiène. En cas de manquement, il est en devoir d’en informer le propriétaire.

- Les membres de l’association s’engagent à respecter les locaux mis à leur disposition et assurent sur leurs fonds propres la remise en état des locaux en cas de dégradation.

- Le bureau se réserve le droit de fixer le montant d’une caution et d’en exiger le versement pour l’utilisation des locaux mis à dispositions dans le cadre des activités associatives.

- Tout usage des locaux par des membres de l’association en dehors de la conduite des activités de l’association est proscris sauf autorisation préalable du bureau.

- L’association assure la souscription des polices d’assurances adaptées à l’utilisation qui en est faite des locaux

 

V) Utilisation conventionnée d’occupation de locaux privés

- Les modalités de toutes les conventions sont définies par le bureau et validées par celui-ci qui a un devoir d’information auprès des assemblées représentatives des membres.

- Si un membre de l’association est le bénéficiaire d’une convention, il perd de fait et durant toute la durée de l’existence de la convention, son droit de vote relatif à la définition ou redéfinition des modalités de la convention le concernant.

- Cette disposition s’applique quelques soient les instances où le bénéficiaire de la convention exerce un rôle décisionnaire.

- Dans ce cas le droit de vote n’est attribué par procuration à aucun membre de l’association et les règles démocratiques définies dans les statuts s’appliquent dans les différentes instances de représentation de l’association.

 

VI) Utilisation des matériels mis à disposition par l’association ou par des tiers

- Pour la conduite des activités de l’association, celle-ci peut avoir recours à l’acquisition et/ou l’utilisation de matériels.

- En cas de mise à disposition ou de location des matériels, le bureau est en charge de s’assurer du respect des normes de sécurité et d’hygiène. En cas de manquement, il est en devoir d’en assurer le remplacement et d’en informer les membres de l’association afin de signaler les risques potentiels encourus.

- Les membres de l’association s’engagent à respecter les matériels mis à leur disposition et assurent sur leurs fonds propres leur remise en état ou le remplacement en cas de dégradation.

- Le bureau se réserve le droit de fixer le montant d’une caution et d’en exiger le versement pour l’utilisation des matériels mis à dispositions dans le cadre des activités associatives.

- Tout usage des matériels par des membres de l’association en dehors de la conduite des activités de l’association est proscris sauf autorisation préalable du bureau.

- L’association assure la souscription des polices d’assurances adaptées à l’utilisation qui en est faite des matériels utilisés par les membres et publics.

 

VII) Utilisation de transports privés ou collectifs dans le cadre des activités

- Pour la conduite des activités de l’association, celle-ci peut avoir recours à la mobilisation des véhicules de membres et non membres de l’association.

- Les propriétaires de ceux-ci sont responsables de la conformité légale associées à l’utilisation d’un véhicule, ainsi qu’aux normes techniques et légales en vigueur, à l’obligation d’assurance couvrant le transport et les risques associés des membres de l’association.

 

VIII) Conditions sanitaires, médicales et d’assurance préalables à l’accès aux prestations et activités de l’association

- Les membres et publics pouvant participer aux activités de l’association se déclarent aptes à leur pratiques et doivent mettre en oeuvre les moyens de contrôle leur assurant que leurs capacités physiques et/ou mentales sont suffisantes pour la pratique des activités.

- Les membres et publics de l’association s’engagent à souscrire une police d’assurance de responsabilité civile à titre personnel ou pour le compte des enfants mineurs le cas échéant.

- Les membres du bureau ont un devoir de prévention des risques associés à la pratique des membres et publics pour l’ensemble des activités.

- En cas d’accident ou de malaise, ou toutes autres situations le nécessitant, le responsable de l’activité appellera le 15.

 

IX) Engagements de frais pour le compte de l’association et remboursements

- Par défaut, l’engagement de frais ou de dépenses ne peut être réalisé au nom de l’association que par les membres qui bénéficient du pouvoir de signature – par définition le président et personnes mandatés selon le point II) A) du présent règlement.

- Néanmoins pour l’ensemble des membres et non membres de l’association est admis le remboursement des frais engagés dans l’intérêt de l’association, dans le cadre de la mise en oeuvre de ses activités et/ ou de l’atteinte de ses buts, faisant l’objet d’un accord préalable du bureau, sur justificatif et pour le montant des frais réels.

- En cas d’engagement de frais ou d’achats sans l’accord préalable de l’instance dirigeante de l’association, le contrevenant s’expose à un non

remboursement par décision du bureau qui lui sera notifié par écrit.

 

X) Responsabilité de l’association vis à vis des usagers des activités

- Les membres et usagers des activités associatives sont couverts par la responsabilité de l’association sur les places horaires correspondantes aux activités, au sein des locaux associatifs.

- Tous changements d’horaires ne peut se faire sans l’accord préalable d’un des membres du bureau.

- La responsabilité de l’association ne saurait être invoquée en dehors de ces horaires et locaux.

 

XI) Gestion des absences et des retards dans le cadre des activités associatives

- Les animateurs des ateliers ont une obligation de prévenance des usagers dont ils ont la charge en cas de retard ou d’absence et d’en informer un membre dirigeant.

- En cas d’incapacité pour les animateurs de joindre lesdits usagers, ils se doivent de faire assurer cette annonce par toutes personnes ayant la

capacité de le faire.

- Pour les usagers mineurs, cette annonce doit être réalisée auprès du représentant légal du mineur.

- Les usagers des activités associatives se doivent de prévenir en cas de retard ou d’absence les intervenants et en cas d’impossibilité un membre dirigeant assurera la transmission d’information.

- Pour les usagers mineurs, cette annonce doit être réalisée par le représentant légal du mineur.

- En cas d’absence ou de retard, sous réserve de l’accord de l’intervenant ou d’un membre dirigeant, les sommes relatives au coût de l’activité restent dues par l’usager.

- Une décharge du représentant légal et valable pour l’année sera demandé dans le cas où l’enfant vient et repart seul de l’activité ou est récupéré par une tierce personne.

- Si l’enfant doit être récupéré, en cas de retard du représentant légal non prévus et non prévenu, l’enfant restera avec le responsable de l’activité qui avec un responsable dirigeant décideront des dispositions et procédures à

mettre en oeuvre en cas d’attente et de non nouvelles.

 

XII) Tarifs de l’association

Définition et actualisation des tarifs et cotisations

- La question relative à la modification ou à la fixation des tarifs et cotisations est traitée annuellement par le bureau, dans le respect des

orientations prises par les assemblées représentatives ainsi que le principe d’accessibilité pour tous aux prestations.

- Dans le cadre de la mise en oeuvre des activités de l’association, le bureau est autorisé par l’assemblée représentative de ses membres a concéder un tarif préférentiel pouvant aller jusqu’à la gratuité de l’accès aux activités en cas de difficultés financières avérée d’un membre, après présentation par l’intéressé de tout justificatif que le bureau jugera adapté de demander pour prouver le bien fondé de l’avantage financier concédé.

 

Remboursements des sommes perçues

- Tout don, cotisation ou paiement de prestations versées à l’association est définitivement acquis, sauf cas de remboursement étudiés au cas par cas par les membres du bureau sous réserve que ce remboursement ne mette pas en péril l’équilibre financier de l’association ou la tenue de ses engagements financiers auprès de tiers.

- Il ne saurait être exigé un remboursement de dons, cotisation ou paiement de prestations versé en cours d’année, en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.

- En cas d’impossibilité pour l’association d’assurer la prestation correspondante au paiement réalisé par l’un de ses membres et usagers, le remboursement total ou au prorata (en cas d’exécution partielle de la prestation) sera réalisé, sans versement d’une indemnité compensatoire d’aucune sorte.

 

XIII) Règles éthiques

- Il est interdit de consommer tout intoxicant ( alcool, tabac, drogue, et autres…) dans les locaux de l’association et ceux mis à sa disposition, ainsi que lors des activités de l’association à l’exception de manifestations où une buvette est proposée par l’association.

- Les données personnelles des membres de l’association sont conservées et utilisées dans le respect des lois protégeant la vie privée.

- Les membres peuvent faire valoir leur droit à la consultation des données privées les concernant.

- En cas d’usage de photos ou enregistrements -pris dans le cadre des activités associatives- des membres à des fins de communication ou

d’information, ceux-ci possèdent un droit de retrait des supports sur simple demande écrite adressée au bureau de l’association.

 

XIV) Conclusion

Ce règlement intérieur est disponible dans les salles d’activités, et consultable sur le site de l’école de musique. Nous invitons vivement chaque usager des activités de l’école à le lire attentivement.

Le secrétaire

Le trésorier

Le Président